Sekretär:in (m/w/d)

Medizinische Fachassistenz
Wien
8. Oktober 2026
Teilzeit Vollzeit
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Job Description

Medizinische Universität Wien – Klinisches Institut für Pathologie

Aufgaben

  • Administrative und organisatorische Unterstützung der Institutsleitung bei wissenschaftlichen Aufgaben
  • Unterstützung bei Gutachten, Datenbankrecherchen und der Pflege internationaler Forschungskooperationen
  • Projektmanagement einschließlich Antragstellung, Dokumentation und Verwaltung von Drittmitteln
  • Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen und Kongresse, inklusive Location, Referent:innen, Technik, Catering, Kommunikation, Anmeldung und Budgetverwaltung
  • Organisation von Aufenthalten internationaler Gäste in Zusammenarbeit mit dem International Affairs der MedUni Wien
  • Administrative Betreuung wissenschaftlicher Projekte, Drittmittelprojekte und klinischer Studien
  • Erstellung und Abrechnung von Projektunterlagen
  • Schnittstelle zu Fördergebern, Pharmaunternehmen und internen Abteilungen
  • Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung, Buchhaltung und Finanzdokumentation
  • Protokollführung und allgemeine Sekretariatsaufgaben

Alle Tätigkeiten sind auf Deutsch und Englisch durchzuführen.

Anforderungen

  • Matura oder einschlägige Ausbildung sowie relevante Berufserfahrung
  • Erfahrung in den genannten Aufgabenbereichen
  • Ausgeprägtes Organisationstalent, Selbstständigkeit und Genauigkeit
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Erfahrung mit digitalen Anwendungen und wissenschaftlichen Datenbanken
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
  • Belastbarkeit, Einsatzbereitschaft und Flexibilität

Arbeitszeit und Befristung

  • Vollzeit
  • Voraussichtlicher Beginn: 1. Dezember 2026
  • Befristet bis 30. November 2027, mit Option auf Verlängerung

Gehalt

Mindestens 2.759 € brutto monatlich, 14-mal jährlich, auf Vollzeitbasis. Einschlägige Vorerfahrungen und mögliche zusätzliche Entgeltbestandteile können das Gehalt erhöhen.

Angebot

  • Gute öffentliche Verkehrsanbindung und Mobilitätsförderung
  • Vergünstigte Parkmöglichkeiten und Fahrradabstellplätze
  • Interne Weiterbildungen sowie Coaching und Beratungsangebote
  • Betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeiter:innenrabatte
  • Günstige Verpflegung in den Betriebsrestaurants
  • Geregelte Arbeitszeiten und Maßnahmen zur Work-Life-Balance
  • Kinderbetreuungsmöglichkeiten
  • Je nach Tätigkeit und Vereinbarung Gleitzeit und Telearbeit bis zu 40 %
  • Gesundheitsförderung und Mitarbeiter:innenevents

Bewerbung

Bewerbungsfrist: 28. Oktober 2026

  • Kennzahl: 604/26
  • Unterlagen: Lebenslauf, Anschreiben sowie gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate
  • Bewerbung: Ausschließlich über das Online-Bewerbungsformular der Medizinischen Universität Wien
  • Hinweis: Die Gesamtgröße aller hochgeladenen Dateien darf 20 MB nicht überschreiten.

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